SOAL DAN JAWABAN UAM KEARSIPAN
- Undang-undang No 43 Thn 2009 tentang kearsipan memberikan aturan dan pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut UU tersebut?
Jawab :
Kearsipan menurut Undang-Undang No. 43 Thn 2009 merupakan rekaman kegiatan
atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara. (Pasal 1 ayat 2)
- Jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan nilai guna arsip pada suatu organisasi?
Jawab :
A. Fungsi arsip pada suatu
organisasi :
·
Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi
masalah.
·
Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara
tertulis.
·
Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan lancar.
·
Sebagai alat pengingat.
·
Sebagai alat penyimpan warkat.
B. Nilai guna
arsip pada suatu organisasi :
Nilai guna arsip ditinjau dari segi kepentingan oengguna
arsip dapat dibedakan menjadi :
·
Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaan untuk kepentingan lembaga atau instansi pencipta atau yang
menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi :
a. Nilai guna administrasi.
b. Nilai guna hukum.
c. Nilai guna keuangan.
d. Nilai guna ilmiah.
·
Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan
atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai
bahan bukti pertanggung jawaban kepada masyarakat/nasional. Nilai guna sekunder
meliputi :
a. Nilai guna pembuktian.
b. Nilai guna informasi.
- Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio visual records, machine-readble records, dan arsip nama yang sering digunakan sebagai pembuktian hukum untuk legalitas ataupun sebagai fungsi sejarah ?
Jawab :
·
Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsip
berupa teks yang ditulis di atas kertas. Bentuk arsip bermedia kertas ini juga
lazim disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional.
·
Arsip pandang dengar (audio visual records) yaitu arsip
yang dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang dengar dapat dirinci dalam 3
kategori :
1. Arsip gambar
statik (static image) contoh : foto.
2. Arsip citra
bergerak (moving image) contoh : film, video.
3. Arsip rekaman
suara (sound recording) contoh : kaset.
·
Arsip elektronik (machine readble records) yaitu
arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya
computer yang dapat memprosesnya. Contoh : Floppydisk, Hardisk, Pita Magnetic, Optical
Disk, CD ROM, dsb.
4. Sistem
pengelolaan kearsipan terbagi menjadi dua yaitu Sentralisasi dan
Desentralisasi, berikan pendapat kedua tersebut dan dimana yang cocok digunakan
Pemerintah Daerah dan Lembaga Pendidikan Swasta?
Jawab :
·
Arsip sentralisasi yaitu arsip yang disimpan pada suatu
pusat arsip (depo arsip) atau arsip yang dipusatkan penyimanan dan
pemeliharaannya pada suatu tertentu.
·
Asas desentralisasi yaitu arsip yang disimpan disetiap
bagian/unit dalam suatu organisasi. Arsip unit sering disebut arsip
mikro/khusus karena khususnya hanya menyimpan arsip yang ada diunit yang
bersangkutan.
Sistem arsip sentralisasi lebih cocok digunakan dilembaga pemerintah daerah
sedangkan sistem arsip desentralisasi lebih cocok digunakan lembaga pendidikan
swasta.
5. Salah satu kegiatan kearsipan adalah filling, apa pengertian filling dan
bagaimana metode penyimpanan yang sistematis arsip dapat dengan mudah digunakan?
Jawab : Filling adalah salah satu pokok dalam bidang kearsipan. Filling
dapat diartikan suatu proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan,
penyusunan, dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat
tersebut dengan mudah digunakan :
·
Sisem abjad :
sistem penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.
·
Sistem masalah :
sistem penemuan penyimpanan kembali menurut isi pokok/perihal surat.
·
Sistem nomor :
sistem pemberian nomot yang terdapat pada folder.
·
Sistem tanggal :
penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan, tahun, tanggal dijadikan
kode surat.
·
Sistem wilayah :
menyimpan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
6.
Jelaskan dari
jenis arsip berdasarkan nilai guna dan pada kondisi apa saja nilai guna tersebut
dapat menjadi krusial ?
Jawab :
Arsip ditinjau dari nilai guna
dibedakan menjadi :
·
Nilai guna primer yaitu nilai arsip
yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau
yang menghasilkan arsip.
·
Nilai guna sekunder yaitu nilai
arsip yang di dasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan umum diluar
instansi pencipta arsip. Serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggung
jawaban kepada masyarakat/nasional.
· Pada
saat terjadi kebocoran pada suatu organisasi/perusahaan diluar organisasi maka
nilai guna primer menjadi krusial.
· Pada
saat terjadi pemalsuan/penipuan dalam suatu organisasi/perusahaan maka nilai
guna sekunder menjadi krusial.
7. Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut
merupakan arsip dinamis dan dijelaskan dari siklus arsip dinamis?
Jawab :
Arsip dinamis adalah arsip yang
masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis biasanya memiliki 4 siklus :
· Tahap pertama :
merupakan tahap penciptaan.
· Tahap kedua : tahap
penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari/tahunan.
· Tahap ketiga :
tahap inaktif. Terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak
dipakai lagi.
·
Tahap keempat : tahap penyusutan dan Jadwal Retensi Arsip
(JRA).
8.
Bagaimana mekanisme dari pemindahan,
pemusnahan, dan penyerahan arsip yang berlaku di Pemerintah?
Jawab :
· Pemintahan arsip : memindahkan arsip dari unit pengolah ke
unit kearsipan (record center) berdasarkan Jadwal Retensi Arsip secara teratur
dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga/instansi yang
bersangkutan.
· Pemusnahan arsip
: pemusnahan arsip yang sudah
tidak memiliki nilai guna pemusnahan dilakukan dengan mengikuti ketentuan
retensi (masa simpan) atas dasar kegunaannya dan jangka waktu penyimpanannya.
· Penyerahan arsip
; penyerahan arsip dapat
dilakukan oleh unit kearsipan ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional RI
(ANRI).
9.
Jelaskan menurut pendapst saudara
tentang Map, Folder, Guide, Filling Cabinet, Boxes File, Rotary Filling Cardex
dan A Modem Organization is an
Information Based Organization.
Jawab
:
· Map yaitu lipatan kertas atau karton manila yang
dipergunakan untuk menyimpan arsip.
· Folder yaitu lipatan kertas tebal/karton berbentuk segi
empat panjang yaitu yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip.
· Guide yaitu lembaran kertas tebal/karton manila yang
digunakan sebagai tanda batas/sekat petunjuk.
· Filling Cabinet yaitu perabot kantor berbentuk segi empat
panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri) digunakan untuk menyimpan
berkas-berkas/arsip.
· Berkas kotak (boxes file) yaitu kotak yang digunakan untuk
menyimpan berbagai arsip (warkat).
· Rotary Filling yaitu peralatan yang dapat berputar,
digunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).
· Cardex (Card index) yaitu alat yang digunakan untuk
menyimpan arsip yang berupa kartu dengan
mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
· A Modem Organization is an Information Based Organization
bahwa organisasi modem adalah organisasi yang bertumpu pada informasi.
10.
PT, Bank Mandiri Indonesia pada kantor pusat
memiliki gedung dengan 12 lantai, 2 lt digunakan untuk dokumen (arsip) dengan
luas 120 m2per
lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila menggunakan konvensional
dan non konvensional ?
Jawab :
Rak konvensional
12000
kg X 12 = 144.000 kg
Maka
lantai bangunan harus mampu menahan beban sebanyak
minimal
144.000 kg.
