tata ruang kantor

Dimensi pengukuran tata ruang kantor sangatlah berperan penting dalam proses perencanaan tata ruang kantor, karena jika hal tersebut diperhatikan, akan tercipta kondisi lingkungan kantor yang nyaman.
Tata Ruang kantor yang Efektif dan Efisien, Ada beberapa factor yang perlu diperhatikan dalam terciptanya tata ruang kantor yang efektif, diantaranya sebagai berikut:

1. Tugas pegawai. Jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki  pegawai akan memengaruhi  penggunaan jenis fasilitas kantor yang dibutuhkan guna mengoptimalkan kinerja pegawai.

2. Arus kerja. Analisis arus kerja (work-flow) dengan mengacu pada  pergerakan informasi dan tugasa secara horizontal atau vertical tentunya sangat diperlukan dalam  perencanaan tata ruang.

3.Bagan organisasi. Ketika arus kerja  berlangsung secara vertical, bagan organisasi akan menggambarkan rentang wewenang masing-masing anggota organisasi. Hal ini juga akan mengidentifikasi hubungan kerja antar pegawai di level yang sama dan membantu dalam menjelaskan lokasi yang tepat bagi  pegawai maupun unit kerja.

4.Proyeksi kebutuhan kerja di masa yang datang. Menjelaskan berapa luas area yang dibutuhkan jika  perusahaan akan melakukan  perluasan atau pengurangan di masa depan.

5. Jaringan komunikasi. Analisis  bnetuk interaksi maupun media yang digunakan untuk berkomunikasi (telepon, e-mail, surat, tatap muka, dan lain-lain) yang dilakukan oleh pegawai maupun departemen sangat membantu dalam perancangan layout kantor. Semakin tinggi frekuensi hubungan yang dilakukan akan semakin dekat ruangannya.

6. Departemen dalam organisasi. Banyak perusahaan mengelola kantornya berdasarkan fungsi, terutama departemen yang  berpengaruh terhadap keputusan  penempatan ruang kerja yang  biasanya ditetapkan berdasarkan arus kerja diantara mereka.

7. Kantor public atau privat. Pada masa lalu, penggunaan kantor privat akan menunjukkan prestise dan status suatu perusahaan atau organisasi di mata masyarakat.  Namun, pemanfaatan kantor sekarang lebih mengarah pada  pemakaian kantor bersama, karena  biaya pengoperasian kantor privat yang mahal; sulitnya mengontrol sejumlah pegawai yang bersifat teknis, sulitnya mengubah layout  bila diperlukan, penataan cahaya maupun AC sulit dilakukan dibandingkan di kantor terbuka yang tentunya akan menghambat komunikasi yang efektif, dan yang  paling berpengaruh adalah karena laingkup kerja perusahaan semakin luas.

8. Kebutuhan ruang. Beberapa factor yang dapat menjelaskan ruangan minimum yang dibutuhkan oleh  pegawai adalah pegawai yang membutuhkan peralatan dalam melaksanakan tugasnya akan membutuhkan ruang yang lebih  besar dibandingkan yang tidak. Yang kedua, jenis peralatan maupun tanggung jawab masing-masing pegawai akan mempengaruhi kebutuhan ruang kerjanya.

9. Pertimbangan keamanan. Pada dasarnya desain dan layout kantor memfasilitasi pergerakan pegawai dari satu area ke area yang lain. Perencanaan tersebut harus dapat membuat pegawai bergerak secara mudah tanpa terhambat, dan sebaliknya lorong tempat pegawai  bergerak tidak diisi oleh furniture atau peralatan yang dapat menghalanginya.

10. Pembiayaan ruang  perkantoran. Dapat diaktan bahwa investasi perusahaan dalam ruang kantor melebihi investasinya di  bidang SDM, dimana hubungan  positif dari keduanya sangat dibutuhkan

Uam Kearsipan Soal dan Jawaban

SOAL DAN JAWABAN UAM KEARSIPAN

1. Undang-undang No 43 Thn 2009 tentang kearsipan memberikan aturan dan  pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut UU tersebut?

Jawab :

Kearsipan menurut Undang-Undang No. 43 Thn 2009 merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (Pasal 1 ayat 2)

2. Jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan nilai guna arsip pada suatu organisasi?

Jawab : 

 A. Fungsi arsip pada suatu organisasi :

·         Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

·         Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis.

·         Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan lancar.

·         Sebagai alat pengingat.

·         Sebagai alat penyimpan warkat.

B.  Nilai guna arsip pada suatu organisasi :

Nilai guna arsip ditinjau dari segi kepentingan oengguna arsip dapat dibedakan menjadi :

·         Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga atau instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi :

a. Nilai guna administrasi.

b. Nilai guna hukum.

c. Nilai guna keuangan.

d. Nilai guna ilmiah.

·         Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggung jawaban kepada masyarakat/nasional. Nilai guna sekunder meliputi :

a. Nilai guna pembuktian.

b. Nilai guna informasi.

3. Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio visual records, machine-readble records, dan arsip nama yang sering digunakan sebagai pembuktian hukum untuk legalitas ataupun sebagai fungsi sejarah ?

Jawab :

·         Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis di atas kertas. Bentuk arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional.

·         Arsip pandang dengar (audio visual records) yaitu arsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori :

1.      Arsip gambar statik (static image) contoh : foto.

2.      Arsip citra bergerak (moving image) contoh : film, video.

3.      Arsip rekaman suara (sound recording) contoh : kaset.

·         Arsip elektronik (machine readble records) yaitu arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya computer yang dapat memprosesnya. Contoh : Floppydisk, Hardisk, Pita Magnetic, Optical Disk, CD  ROM, dsb.

4.      Sistem pengelolaan kearsipan terbagi menjadi dua yaitu Sentralisasi dan Desentralisasi, berikan pendapat kedua tersebut dan dimana yang cocok digunakan Pemerintah Daerah dan Lembaga Pendidikan Swasta?

Jawab :

·                     Arsip sentralisasi yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip) atau arsip yang dipusatkan penyimanan dan pemeliharaannya pada suatu tertentu.

·                     Asas desentralisasi yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian/unit dalam suatu organisasi. Arsip unit sering disebut arsip mikro/khusus karena khususnya hanya menyimpan arsip yang ada diunit yang bersangkutan.

Sistem arsip sentralisasi lebih cocok digunakan dilembaga pemerintah daerah sedangkan sistem arsip desentralisasi lebih cocok digunakan lembaga pendidikan swasta.

5. Salah satu kegiatan kearsipan adalah filling, apa pengertian filling dan bagaimana metode penyimpanan yang sistematis arsip dapat dengan mudah digunakan?

Jawab : Filling adalah salah satu pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, penyusunan, dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah digunakan :

·                         Sisem abjad   : sistem penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan       abjad.

·                       Sistem masalah  : sistem penemuan penyimpanan kembali menurut isi pokok/perihal surat.

·                       Sistem nomor            : sistem pemberian nomot yang terdapat pada folder.

·                       Sistem tanggal           : penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan, tahun, tanggal dijadikan kode surat.

·                       Sistem wilayah          : menyimpan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

6.      Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan nilai guna dan pada kondisi apa saja nilai guna tersebut dapat menjadi krusial ?

Jawab :

Arsip ditinjau dari nilai guna dibedakan menjadi :

·                     Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.

·                     Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang di dasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip. Serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggung jawaban kepada masyarakat/nasional.

·            Pada saat terjadi kebocoran pada suatu organisasi/perusahaan diluar organisasi maka nilai guna primer menjadi krusial.

·            Pada saat terjadi pemalsuan/penipuan dalam suatu organisasi/perusahaan maka nilai guna sekunder menjadi krusial.

7.      Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan arsip dinamis dan dijelaskan dari siklus arsip dinamis?

Jawab :

Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung  dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis biasanya memiliki 4 siklus :

·         Tahap pertama      : merupakan tahap penciptaan.

·         Tahap kedua         : tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari/tahunan.

·         Tahap ketiga         : tahap inaktif. Terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi.

·         Tahap keempat      : tahap penyusutan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

8.      Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang berlaku di Pemerintah?

Jawab :

·         Pemintahan arsip : memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (record center) berdasarkan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga/instansi yang bersangkutan.

·         Pemusnahan arsip  :  pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna pemusnahan dilakukan dengan mengikuti ketentuan retensi (masa simpan) atas dasar kegunaannya dan jangka waktu penyimpanannya.

·         Penyerahan arsip      ;  penyerahan arsip dapat dilakukan oleh unit kearsipan ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional RI (ANRI).

9.      Jelaskan menurut pendapst saudara tentang Map, Folder, Guide, Filling Cabinet, Boxes File, Rotary Filling Cardex dan A Modem Organization  is an Information Based Organization.

Jawab :

·         Map yaitu lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.

·         Folder yaitu lipatan kertas tebal/karton berbentuk segi empat panjang yaitu yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip.

·         Guide yaitu lembaran kertas tebal/karton manila yang digunakan sebagai tanda batas/sekat petunjuk.

·         Filling Cabinet yaitu perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri) digunakan untuk menyimpan berkas-berkas/arsip.

·         Berkas kotak (boxes file) yaitu kotak yang digunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat).

·         Rotary Filling yaitu peralatan yang dapat berputar, digunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).

·         Cardex (Card index) yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan  arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.

·         A Modem Organization is an Information Based Organization bahwa organisasi modem adalah organisasi yang bertumpu pada informasi.

10.   PT, Bank Mandiri Indonesia pada kantor pusat memiliki gedung dengan 12 lantai, 2 lt digunakan untuk dokumen (arsip) dengan luas 120 m2per lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila menggunakan konvensional dan non konvensional ?

Jawab :

Rak konvensional

12000 kg X 12 = 144.000 kg

            Maka lantai bangunan harus mampu menahan beban sebanyak

minimal 144.000 kg.